在上一单元中我们了解到正式的商务书信和报告需要非常礼貌、得体。除此之外，对一篇文章最从本的要求还是它的内容能否让读者明白。当然，作者的意思能否充分准确地表达取决于很多因素。本单元将从5个方面就如何能清晰表达自己的观点和想法进行讲解。学会在写作前列提纲
无论你要写一封信、一份报告还是针对一幅图表做描述，你都需要在动笔前对你的思路做一个规划。你在做规划之前应明确一个问题，即谁是你的读者。回答这个问题有助于你明确与读者之间的关系，以此来确定你在写作时应该使用的语气和正式度。
其次，如果回复一封来信，那么你要首先把来信中提出的问题标示出来，以便回信时能够一一做答，然后再考虑附加相关信息。
如果写报告，那么你需要将想到的观点都摆出来进行筛选，选取址重要的，剔除不符合要求的。这之后你应该将确定卜来的观点进行排序，要让你的观点按照一定的逻辑顺序出现在读者眼前。一般而言，作者可以遵循从蛟重要到最不重要的顺序排列，也可以从最不重要到最重要来排列。起始段和结束语应简洁
其实在写信或报告的开头段和结尾段，用一句话就可以充分地表达你为什么要写，以及你希望对方为你做什么。书信写作和报告写作单元出现的开头段就非常简洁，比如：
I am writing in connection why…
Further to your telephone call…
Thank you four letter of…
报告写作头段：
This is a report about…
The purpose of this report is to…
The following proposal concerns…避免使用重复词语和使用抽象的语言
＋避免使用重复词语
什么事吃用重复词语呢？ 比如： 要将“我个人的意见”翻译成英文，可能会有很多人写成”I personally think“，其实这样的写法就出现了标题中指明的问题，即重复说了”我这个概念“， personally 表达的也是“自己”，所以可以直接写成I。 这样的例子还有很多，请看列表：
不正确 正确 precede before precede reverse backward reverse repeat again repeat actual fact fact around in circles around completely eliminate eliminate enclosed with enclosed
＋避免使用抽象语言
商务写作应该使用具体的词语或句子。如果使用过于抽象的语言则会使读者对你要传递的信息感觉不清楚。这是因为抽象词语往往过于宽泛，以至于读者对该句抓不住重点，读不懂，有的时候甚至会使读者觉得没有必要再读卜去。而与此相对应的是使用具体词汇，具体词汇能够传达清晰、具体的意思，帮助读者对你要表达的意思树立正确概念。比如：vehicle 的意思是车辆的总称，它是一个抽象名词。在There is a vehicle parked on the road（在马路边停放着一辆车）中使用了这个词没有能非常清楚地表达作者的意思，即读者并不了解是卡车、公共汽车、自行车、拖拉机还是其他车辆。为了能让读者更清楚地了解情况并避免不必要的混淆，这句话可以改写为：There is a black, 1996 Santana parked on the road。针对使用抽象语言和具体语言，卜面有5个例子可以进一步向大家说明为了达到清晰应该怎样书写，请看下表。
抽象 具体 we will deliver your things soon. The 200 cassettes you ordered on 21st July will be delivered on the 1 st August. Your savings account will earn high interest. Your savings account will earn the maximum 6.5% interest each year. The majority of our stockbrokers voted for the new plan. 58% of our stockbrokers voted for the new plan. Your new, lightweight Electro Shredder can easily be carried from room to room Your new Electro Shredder is featherweight. Weighing only 10 pounds it can easily be carried. You will receive your refund cheque soon. You will receive your full $226 by September 1st.
检查语法走否该用正确
其实中国的英语教学址注重的就是语法的准确性，但是这仅体现在学生做题或考试中。一到实际运用时，就会错误百出，尤其是在写作和口语表达中。本书虽不是一本语法书，但是因为涉及到了商务英语的写作部份，所以在这里选取了中国英语学习者容易出错而又常会被忽视的一个方面，即“表达时间的介词的使用”进行讲解。时间介词的用法
我们在写作的时候常会用到一些介词来引出一个时间点，而能够表达时间的介词主要有at.in和on。
＋at 指”点“时间，另外还用在相对固定的短语中，例如：
at two o’clock; at breakfast; at the beginning; at the end of; at the age of
＋in 指较长的时间，如年、月、周、季，例如：
in the 20th century, in 2003; in(the spring); in May; In the Mooring.
＋on 指在特定的日子或星期，例如：
on Monday； on his birthday; on October 1st; On New Year’s Day; On Sunday evening…
这里请大家注意：
on time(准时= exactly at a fixed time, punctually)
in time(及时= early or soon enough， following the correct time)
另外，如果 in the morning, in the afternoon, in the evening 等短语前后有定语修饰时，借此则改用on。 例如：On Tuesday morning, on a summer afternoon, on the evening of his birthday.
当表示年、月、周、季等时间名词前面有this，that ，next，last， every， all 等词修饰时，前面 不用介词。例如： that morning， last year， next month， every week， this winter， next time 等。
例题： 请用介词in at 和on 填空
1.______________Friday
3.______________27 May
5.______________the afternoon
7.______________Chiristmas
9.______________the weekend
11._____________ the beginning of the war
2.______________2004
4.______________midnight
6.______________March
8.______________Christmas Day
10.______________the 1970s
12.______________the spring
讲解：
1. on ：用介词on 是因为Friday 表达具体星期几（on 指在特定的日子或星期）。
2. in：因为2004年是年份（in 指较长的时间，如年、月、周、季）
3. on：具体某个日期，用介词on
4. at midnight：这是固定搭配，表示在子夜（at 指”点“时间，另外还用在相对固定的短语中）
5. in the afternoon，这是固定搭配，表示在“下午”
6. in March： 月份前，用in
7.at
8. on Christmas Day： 宗教节日前的介词用at，而一旦特质某一日期，如圣诞节，就是固定日期，这时其介词应该用on。
9. at the weekend： the weekend 前面既可以用介词at（英式英语），也可以用介词on（美式英语）
10.in
11.at: 在固定搭配at the beginning of 和at the end of 中用介词at。
12.in全文检查：
在遵循以上步骤完成全文后，最后你还应该对单词的拼写、标点符号的使用及字幕的大小写等细节问题作最后的确认检查，避免在小问题上犯不必要的错误。
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